Sådan prioriteres din tid og undgår distraktioner Forbliv fokuserede tip | Produktivitetsværktøjer til effektiv tidsstyring

Dwight Eisenhower.

Den 34. præsident for De Forenede Stater.

Overkommanderende for de allierede styrker i Europa under Anden Verdenskrig.

Manden, der lancerede programmer, der førte til starten af ​​NASA, internettet og Interstate Highway System.

En travl mand.

Og at dømme efter hans handlinger - en mand, der lavede effektiv og produktiv brug af tid.

Den mest berømte produktivitetsstrategi anvendt af Eisenhower kaldes Eisenhower Boxeller en moderne variation - Prioritetsmatrixen.

Prioritetsmatrixen er et simpelt beslutningsværktøj, der giver dig mulighed for at holde distraktioner i skak, mens du holder dig fokuseret på de vigtigste opgaver for dagen.

Det prioritetsmatrix giver dig mulighed for at:

• Identificere et overblik hvad der skal gøres.
• Flyt opgaver omkring baseret på hvor vigtigt eller presserende.
• Har en oversigt hvor du har brug for at fokusere din opmærksomhed på kort sigt og på lang sigt.
• Bliv på toppen af alle dine to-do lister.

Download en udskriftsvenlig version af Eisenhower Matrix i høj kvalitet her.

Klik her for at se YouTube-videoen Sådan prioriteres

Klik her for at se Produktivitetsværktøjer til tidsstyring

Hvad er Prioritetsmatrixen?

Klik på billedet for et Matrix-regneark, der kan udskrives

Prioritetsmatrixen har to dimensioner - den første er betydning (vigtigt / ikke vigtigt) og den anden er haster (presserende / ikke presserende).

Hver opgave klassificeres efter disse kvadranter og behandles derefter i henhold til kvadranten, de tilhører.

Alle opgaver er opdelt i disse 4 kvadranter:

• Vigtigt og presserende
• Ikke presserende og vigtigt
• Ikke vigtigt og presserende
• Ikke vigtigt og ikke presserende

Kvadrant 1 - Vigtig og haster

At lære at koncentrer dig om det væsentlige er nøglen til succes.

At lære at styre dig selv og din tid - det er det, der adskiller den succesrige fra dem, der spiller indhentning med tiden. Dette er opgaver, der har en deadline og et højt investeringsafkast.

De skal bare være færdige!

Vi skal naturligvis udføre opgaverne i denne kvadrant, fordi de er vigtige, og vi skal gøre dem først, fordi de haster. Normalt, hvis vi har kort tid, skal vi først udføre disse opgaver.

Nogle gange har vi ikke et valg, men at lade ting komme til dette punkt har en negativ indvirkning på vores præstationer og livskvalitet.

• Vigtige deadlines - Hvis din virksomhed forbereder sig på en produktlancering, er alle opgaver, der er knyttet til lanceringen, nødvendige for at løse det med det samme.
• Kriser - Livet er fuld af uventede overraskelser. Der er situationer, du ikke kunne have planlagt selv med fremsyn. Hvad kvalificerer sig som en krise? Eventuelle opgaver, der er tidsafgørende med betydelige konsekvenser.
• Familie - Hvis du er forælder, skal enhver form for forestilling eller spil, som dit barn deltager i, være i denne kategori. Især hvis der kræves noget forberedelse (f.eks. Rejser natten over).
• Sidste øjebliks forberedelser - En undersøgelse, der fortærer din opmærksomhed, en præsentation, der truede hurtigere end forventet eller en uventet forretningsmulighed, kan alle falde ind i denne kvadrant.

Faren her er, at vi tror, ​​at mange ting falder inden for denne kategori, når de ikke gør det, de faktisk skulle falde ind i presserende og ikke vigtig kategori.

Spørg dig selv, om den aktuelle opgave er både presserende og vigtig. Enhver opgave, der har økonomisk betydning for din virksomhed, får forrang for en kundeserviceforespørgsel.

Kvadrant 2 - Vigtig og ikke haster

Vi adresserer opgaverne i denne kvadrant efter håndtering af opgaverne i kvadrant 1.

Opgaverne i Quadrant 2 er ikke presserende, men kræver stadig opmærksomhed. Hvis de ignoreres, flytter de til kvadrant 1. Det er bedre at tage fat på disse opgaver, før de bliver presserende og vigtig.

Hvorfor?

Fordi der er 2 problemer med Quadrant 1-opgaver - de er tidsbundne, og det kan forårsage stress og bekymring og påvirke kvaliteten af ​​vores arbejde.

• Mundane Opgaver - Forberedelse af ugentlige rapporter er en opgave, der kan opfattes som verdslig. Det er let at udskyde dem indtil senere. Hvis vi ikke gør noget, om en uge denne opgave bliver vigtig og presserende. Forbered en plan for sådanne opgaver for at håndtere dem på det rigtige tidspunkt.
  Denne plan kan omfatte trin som at indsamle data, bede en kollega om deres mening, skrive et kladde, redigere kladden, sende det til vores chef, fastsætte et tidspunkt for præsentationen og præsentere det.
• Sundhed - At spise sundt og træne er afgørende for dit helbred. Vent ikke på, at lægen diagnosticerer dig.
• Relationer - Min ven Jordan Harbinger taler om grave brønden, før du er tørstig. Invester i enhver form for forhold, før du har brug for at opfordre den person til en tjeneste.
• Selvudvikling og hvile er i kategorien ikke haster, men de er meget vigtige.

Hvis vi ikke tager os af opgaver i Quadrant 2, befinder vi os i en situation, hvor vi har kort tid. Resultatet - vi er stressede, vi arbejder sent om aftenen og producerer elendige resultater.

Så, Kvadrant 2 (vigtig og ikke presserende) fortjener seriøs opmærksomhed.

Kvadrant 3 - presserende og ikke vigtigt

Dette er den mest vildledende kvadrant. Når alt kommer til alt, hvorfor skal vi gider med opgaver, der ikke er vigtige?

Hvad gør disse opgaver presserende? Mange gange prøver andre mennesker at tvinge os til at håndtere disse opgaver.

De er tidsrøvere. Måden at reducere dette problem er simpelthen at beskytte din tid.

For eksempel, hvis nogen insisterer på at tale med dig personligt med det samme, og det betyder, at du skal rejse ud af dit kontor - find ud af, hvorfor dette møde er så presserende. Måske kan du have et telefonopkald i stedet, og måske vil den person være i dit område i næste uge.

Der er distraktioner, der springer foran os og siger, 'vær opmærksom,' dette er brande, som du ikke rigtig er ligeglad med, hvis de brænder ned.

• Sociale medier er en af ​​de største synder, der distraherer vores fokus. Du skal have en repræsentation på sociale medier, men begræns din tid, planlæg dine indlæg, og hvis du kan - få en anden til at administrere dine forretningskonti.

• Venner der beder om favoriserer - Situationer forklædt som en nødsituation kan i virkeligheden vente på din opmærksomhed. Vær disciplineret i at sige ingen til hvad der virker som en falsk alarm.
• Sociale aktiviteter - I moderation tilføjer sociale aktiviteter (ceremonier, fester, sammenkomster) balance i vores hektiske moderne liv. Dette er opgaver, som du sandsynligvis ikke skulle udføre, medmindre du ikke har noget andet at gøre.

Brug ikke din energi på opgaver, der ikke er presserende og ikke vigtige - de spilder din tid.

I hvilket tilfælde - det er i din bedste interesse at vælge en hobby eller vane, der kommer til gavn for dig i det lange løb. Meditér, øv, lær et nyt sprog eller instrument - alt, hvad der stimulerer og holder din interesse.

Kvadrant 4 - Ikke haster og ikke vigtigt

Opgaverne i denne kvadrant kan blive alvorlige tidskrævende. Når du identificerer en opgave i kvadranten, skal du prøve at annullere den. Hvis du ikke kan fjerne det helt, skal du prøve at minimere den tid, du bruger på den opgave. Begynd at vedligeholde en 'ikke-at-gøre-liste' og undgå at fylde din tid med opgaver, der ikke har noget reelt formål i din dag.

• Netflix - At se tv-shows og film online virker som en behagelig distraktion. Disse er tidskrævende der ikke er planlagt. Hold styr på, hvor meget tid du bruger på opgaver, der ikke er presserende og ikke vigtige.
• Messenger- og sms-tjenester - Hvis det kan siges over et hurtigt telefonopkald, skal du vælge at spare dig tid i stedet for at sende flere frem og tilbage tekstbeskeder.

Hvis alle dine opgaver passer ind i denne kvadrant - tillykke, du lever et fritidsliv!

Nu er det ikke en realitet for de fleste af os. Imidlertid - de opgaver, som vi kategoriserer som ikke presserende og ikke vigtige, er de nemmeste at udføre. At gennemføre dem giver os en følelse af bedrift.

Overvåg hver kvadrant nøje. Om nødvendigt - opdel hver af de store opgaver i underopgaver.

Start opgaverne til tiden, selvom de ikke ser presserende ud nu. Ellers bruger du en stor indsats med tvivlsomme resultater…. at holde øje med dine opgaver vil resultere i god ydeevne og samtidig opretholde en god livskvalitet.

Et nyttigt diagram er et dagligt tidsstyringsaktivitetsdiagram kombineret med en prioritetsmatrix. Det skønne ved den prioriterede matrix er, at mange af disse opgaver kan udveksles afhængigt af årstidene i dit liv.

Husk - hvad der er vigtigt er sjældent presserende, og hvad der er presserende er sjældent vigtigt. -Dwight Eisenhower

Hvordan laver man din egen prioritetsmatrix?

Download en udskriftsvenlig version af Eisenhower Matrix i høj kvalitet her.