Mødetikette 101 - Kør effektive møder med disse 10 tip

'Jeg føler mig altid energisk efter teammøder.'

Ja ... nogen på mit hold sagde det virkelig.



Mine herrer, I er ALLE i stand til at lede møder, der giver mennesker energi og får fantastiske resultater.



Det er ikke en mystisk gave. Det er en lært færdighed.

Hvis du ikke lærer det, bruger du mange akavede timer på at kede dig på kede ansigter ... eller værre, Vred ansigter. Og du vil føle, at du vader gennem treacle for at få noget gjort.



Jeg lærte på den hårde måde ... Jeg har kørt tusinder af møder i mit liv. Alt du skal gøre er at læse videre.

(video)

1. Har du virkelig brug for et møde?

Den # 1 ting, der får folk til at HADE dine møder? At have møder, der ikke er nødvendige. Du spilder ikke bare din egen tid - du spilder alles tid.



Men hvordan ved du, hvornår du har brug for et møde? Harvard Business Review oprettede et beslutningstræ for at hjælpe dig med at beslutte.

For det første, har du tænkt igennem situationen selv? Hvis ikke, planlæg noget strategisk tænketid - bare for dig. Selvom du stadig har brug for et møde bagefter, vil du være i stand til at fortælle alle klart, hvad situationen er, og hvad du vil opnå.

Hvis du har overvejet det, så spørg dig selv, om du virkelig har brug for eksterne input for at gøre fremskridt. Kan du klare det selv? Planlæg derefter tidspunktet for arbejdet.

Hvis du har brug for input udenfra, skal det være en samtale i realtid? Hvis ikke, send en e-mail. Og hvis du har brug for en samtale i realtid, skal den være ansigt til ansigt? Hvis ikke, kan du bruge chat, ringe eller planlægge en videokonference.

Hvis du beslutter, at det skal være en samtale ansigt til ansigt & hellip; boom, planlæg det møde.

2. Beslut, hvor ofte møder skal afholdes

Der er to grunde til at mødes - at bevare momentum eller at ændre kurs. Ved at 'ændre kurs' mener jeg ting som kickoffs, retrospektiver, nødmøder, planlægningssessioner, workshops, salg og forhandlinger. Disse er alle lejligheder til et engangsmøde.

For at bevare momentum har du brug for regelmæssige møder - men hvor ofte? Mød for ofte, og det er spild af tid. Ikke ofte nok, og arbejdet lider.

Jeg har hyppige holdmøder, så alle kender 'kommandørens hensigt' - et udtryk, jeg tog op i marinesoldaterne.

Det betyder det store billedfokus - hvor vi er på vej som et team. Hvis du vil have dit team til at arbejde sammen for at flytte en tung log, skal de vide, hvilken retning de skal bevæge sig i - eller alt hvad du får er udmattende kaos.

Ugentlige møder er muligvis ikke nok, især hvis dit team arbejder eksternt, og prioriteterne ændres hurtigt. Jeg mødes med hele mit hold 2x ugentligt og mine ledere DAGLIG - det tager mindre tid end nogen, der spilder en uge på forkert fokus.

Hvis du er i tvivl, kan du bruge prioritetsmatrix at afgøre. Er mødets emne:

  • Vigtigt og presserende? Mødes dagligt.
  • Vigtigt og ikke presserende? Mød regelmæssigt, men sjældnere.
  • Haster og ikke vigtigt? Hold et engangsmøde.
  • Ikke vigtigt eller presserende? Mød ikke - send en e-mail.

3. Sørg for, at alle kender formålet med mødet

I en af ​​mine yndlingsbøger, Essentialism af Greg McKeown, han taler om en lederuddannelsesøvelse, hvor hold konkurrerede om at løse et problem. Han bemærkede, at et hold ikke kom nogen steder - så han spurgte: 'Hvilket spørgsmål prøver du at besvare?'

Ingen på holdet kunne fortælle ham det.

Når han først tvang dem til at finde ud af spørgsmålet, fandt holdet hurtigt en løsning og vandt konkurrencen med et skred.

Takeaway: Antag ikke, at alle kender formålet med mødet. Fortæl dem eksplicit, eller bed dem fortælle dig. Hvis du har regelmæssige møder, er det værd at gentage dette så ofte.

4. Har en god holdning

I ethvert møde (uanset om du kører det), er du her for at tjene formålet med mødet. Det betyder:

  • at være til tiden
  • være opmærksom
  • at være villig til at tale op og villig til at lytte stille
  • behandler andres bidrag med respekt
  • at være positiv og energisk
  • tager initiativ
  • tage ansvar og ejerskab, herunder at eje dine fejl.

Giv et eksempel på den holdning, som dit team skal have, og vejled dem i den rigtige retning.

For eksempel holder jeg mine holdmøder positive ved at gå rundt i gruppen og bede hver person fortælle os en sejr, de har opnået i den sidste uge. Jeg gør det ikke hver gang, bare ofte nok til at skabe et klima, hvor folk er stolte af deres succeser i stedet for at dvæle ved deres fiaskoer.

5. Face to Face Meetings Vs. Konferenceopkald

Ansigt til ansigt møder er bedst til teambinding, engagement og al den ikke-verbale kommunikation, der finder sted igennem kropssprog.

mødelokale

Men hvis dit team ikke alle arbejder på samme sted, spilder tid og penge spild af tid og penge, hvilket får dem til at rejse til mange ansigt til ansigt-møder - og hvis de er baseret over hele verden som mit team, er det simpelthen umuligt . Alle vores møder er virtuelle.

Til virtuelle møder bruger vi Zoom, og jeg forventer, at alle har deres kameraer tændt. Kun lydmøder risikerer, at folk ringer det ind og ikke koncentrerer sig. Jeg finder dog 1: 1-telefonmøder en god måde at bruge tid på at køre på.

Genert folk kan gøre det bedre i tekstchat, fordi de kan 'skjule sig bag skærmen' og har tid til at tænke over, hvad de skal sige.

Mit indholdsteam har en Skype-chat i en gruppe, hvor de når som helst kan tale med hinanden. Det har fordelen ved at være mere øjeblikkelig end e-mail, men mindre øjeblikkelig end et formelt møde, hvor teammedlemmer i vidt forskellige tidszoner dypper ind og ud af samtalen.

6. Sørg for, at alle bliver hørt

Google brugte 3 år på at undersøge deres mest effektive teams - de kaldte dette 'Projekt Aristoteles'. De fandt ud af, at de bedste hold havde to ting til fælles:

  • Alle taler
  • Alle føler sig trygge ved at tale om deres udfordringer og bekymringer ('psykologisk sikkerhed').

Her er et tip for at sikre, at alle interagerer. Har en liste med navnene på alle på mødet, og sæt et flueben, når hver person taler.

For at få de stille mennesker til at tale, i stedet for at bede om deres ideer, skal du bede om deres reaktioner: 'Hej Bob, hvad synes du om, hvad Alice lige sagde?'

Denne model til dit team, som alles mening betyder noget. Hvis mødet er lille nok, skal du ikke afslutte det, før du har et flueben ud for alles navn.

ansigt til ansigt møde

Mit tip om at skabe psykologisk sikkerhed er endnu enklere. Hvis nogen rejser bekymring, skal du ikke kritisere dem - tak dem. Samme, hvis nogen fortæller dig, at de har lavet en fejl, eller de kæmper med noget. Tak dem offentligt for at have modet til at være ærlig. Du finder ud af, at du lærer meget mere at vide om, hvad der foregår i dit team.

7. Hvornår er det bedste tidspunkt at afholde et møde?

YouCanBookMe, et britisk firma, der fremstiller planlægning af apps til virksomheder, analyserede over 2 millioner svar for at besvare dette spørgsmål. Deres fund?

Den ideelle mødetid er tirsdag kl. 14.30.

Hvorfor? Det er ikke for sent (hverken dag eller uge), så folk ikke er for trætte. Og det er ikke for tidligt - mandage og tidlige morgener er højeste produktivitetstider, og medarbejderne vil blive frustrerede, hvis du klipper i det.

Så der er ikke noget magisk ved 2.30 på en tirsdag - men tag et eller andet sted midt på dagen og midt i ugen.

8. Hvor lang tid skal et møde vare?

Forskning viser, at opmærksomhedsniveauerne falder hurtigt jo længere mødet varer - især efter 30 minutter. Så inden du planlægger et langt møde, skal du kigge på procentdelen af ​​mennesker, der stadig vil være opmærksomme ved udgangen:

Efter 0-15 minutter: 91%
Efter 15-30 minutter: 84%
Efter 30-45 minutter: 73%
Efter 45+ minutter: 64%

Hvis du går over 30 minutter, mister du over en fjerdedel af dit publikum. (Og du vil muligvis også miste fokus selv.)

Hvis du virkelig har brug for meget tid, planlæg pauser eller hold en række kortere møder.

sms

Det ser ud til at du mistede denne fyr ... Klik her for at lære, hvorfor reglerne for moderne etikette FORBYDER dette.

9. Ved hvordan man laver en god dagsorden for mødet

En god dagsorden gør det lettere at være på sporet og også tage effektive minutter.

Opret din dagsorden tidligt. Del det med folk på forhånd, og lad dem vide, om de har brug for at forberede noget. På den måde får du alle klar til at ramme jorden til et produktivt møde.

Angiv klart formålet med mødet øverst på din dagsorden.

Sæt derefter genstande i prioriteret rækkefølge, opdel dem i nøglepunkter, og gør det klart, om der skal træffes en beslutning om nogen af ​​dem.

Sørg for at give tilstrækkelig tid til hvert emne plus ekstra tid i slutningen til at besvare spørgsmål og evaluere mødet, så du kan forbedre processen.

10. Vide, hvordan man styrer konflikter i møder

Hvis du ved, at der er risiko for konflikt, skal du indstille nogle møderegler for at opretholde orden (og sørg for at håndhæve dem.) Her er nogle eksempler:

  • Løft din hånd, før du taler.
  • Kun én person kan tale ad gangen.
  • Stolen kan sammenfatte hvad der er sagt for at sikre, at alle forstår.
  • Alle vil blive inviteret til at bidrage, så ingen kan overtage diskussionen.

Hold øje med ikke-verbale tegn på brygning af konflikter.

Ruller nogen med øjnene eller giver andre udtryk for uenighed? Er der nogen meningsfulde udseende, hvisker eller noter, der går mellem holdmedlemmerne (muligvis samler støtte til en konfrontation)? Stirrer nogen på nogen anden og måske prøver at skræmme dem?

konflikt i mødet

Hvis du ser disse tegn, skal du klemme konflikt i knoppen ved at:

  • Depersonalisering - gør det om HVAD personen er uenig i. snarere end HVEM de er uenige med.
  • Spørgsmål - hvis folk ikke kan lide noget, bed dem om at forklare, hvad de VIL IKKE lide i stedet.
  • Reduktion af opfattet trussel - konflikt stammer ofte fra folk, der føler sig truet. Kan for eksempel nogen bruge forsikring om, at deres job er sikkert?
  • Arranger et møde for at diskutere spørgsmålet senere med kun de mennesker, der er direkte involveret (et stort gruppemøde er ikke stedet at tale om følsomme personlige problemer).

Endelig accepter det du kan ikke behage alle hele tiden. Hvis konflikt er blevet håndteret retfærdigt, og nogen stadig ikke er tilfredse, skal du ikke tage det personligt ... selvom den person, der ikke er glad, er dig.

Bonus: Vær ikke bange for at afslutte et møde tidligt

Bare fordi du har planlagt en halv time, betyder det ikke, at du skal udfylde den.

Hvis et møde skal afsluttes tidligt på grund af tekniske problemer, skal du planlægge et tidspunkt til at afslutte mødet. Men hvis du virkelig er færdig, og ingen har relevante spørgsmål ... Giv jer et klapp på ryggen for at have et effektivt møde, og afslut det lige der.

Der har du det - følg disse 10 tip, og du vil være kendt for at køre gode møder, der virkelig får ting gjort. Husk:

  • Træn, hvis du virkelig har brug for et møde
  • Beslut, hvor hyppigt dine tilbagevendende møder skal være
  • Sørg for, at alle kender formålet med mødet
  • Har en god holdning
  • Vælg mellem ansigt til ansigt, video, telefon og chat
  • Sørg for, at alle bliver hørt og føler sig trygge ved at tale ærligt
  • Planlæg møder midt på dagen og ugen - idealet er tirsdag kl. 2.30
  • Hold det kort
  • Lav en god dagsorden på forhånd
  • Vide, hvordan man håndterer konflikter
  • Vær ikke bange for at afslutte mødet tidligt

Nu har vi dækket det - vidste du det der er 5 forskellige typer møder?

Du tænker næsten helt sikkert ikke på alle disse som møder ... men at vide, hvordan du præsenterer dig i hver enkelt, kan ændre dit livs forløb. Klik her for at se de 5 forskellige typer møder og hvordan man klæder sig til dem.